El número de identificación del empleador (EIN employer identification number) o número de identificación de impuestos federales, es un número único de nueve dígitos que identifica a tu negocio ante el IRS.
Casi todas las empresas necesitan un número EIN, ya que tendrán que declarar impuestos, abrir una cuenta bancaria comercial, obtener una licencia comercial o solicitar un préstamo comercial.
La precisión y rapidez suelen ser muy importantes en el momento de hacer alguna de estas gestiones. El no tener el número de identificación fiscal de tu empresa a mano puede obstaculizar el trámite para obtener el préstamo que tu empresa necesita o pagar los impuestos a tiempo.
Lo ideal es memorizar el número de identificación del negocio o tenerlo en un lugar de fácil acceso para que puedas consultarlo rápidamente.
Estas son las mejores maneras de conseguir el número de identificación de impuestos de tu negocio:
Opción 1: Revisa tu carta de confirmación del EIN
La forma más fácil de encontrar tu EIN es localizando tu carta de confirmación del EIN. Este es el documento original que el IRS emite cuando solicitaste tu EIN por primera vez. La carta mostrará tu identificación de impuestos y otra información de identificación de tu negocio.
- Si solicitaste tu EIN por internet, el IRS habra emitido una carta de confirmación, la cual puedes obtener por internet. Seguramente, también tuviste la opción de recibir la información por correo.
- Si hiciste la solicitud por fax, habrás recibido la confirmación por este mismo medio.
- Si la solicitud la hiciste por correo, la carta de confirmación te habra sido enviada por correo.
Tu carta de confirmación del EIN es un documento fiscal y comercial de gran importancia, por lo tanto, debes guardarla en un sitio seguro, al igual que la información de la cuenta bancaria de tu empresa y los documentos de incorporación.
Opción 2: Revisa otros lugares donde tu EIN podría haber sido incluido
Cómo encontrar el Tax ID de tu negocio en otros documentos:
- Antiguas declaraciones federales de impuestos.
- Avisos oficiales de impuestos del IRS.
- Licencias y permisos comerciales y solicitudes pertinentes.
- Estados de cuenta bancarios comerciales o perfil de cuenta en línea.
- Solicitudes antiguas de préstamos para empresas.
- El informe de crédito de tu negocio.
- Documentos relacionados con la nómina (como los formularios 1099 que hayas recibido como contratista independiente o que hayas emitido a contratistas independientes)
Ten en cuenta que tu número de EIN normalmente no aparece en los documentos de constitución de la empresa, como los artículos de incorporación, los artículos de organización o algún documento de nombre comercial ficticio (DBA). Estos documentos establecen la configuración legal de tu negocio pero no contienen el número de identificación fiscal.
Opción 3: Llamar al IRS para localizar tu EIN
Llama directamente a la Línea de Impuestos de Negocios y Especialidades del IRS, y una representante te proporcionará tu EIN por teléfono. La línea de teléfono de la sección Impuestos de Negocios y Especialidades está abierta de lunes a viernes de 7 a.m. a 7 p.m., hora del este. Sin embargo, este debe ser tu último recurso, porque el tiempo de espera de las llamadas a veces puede ser largo. El número de contacto al que debes llamar es el (800) 829-4933.
Antes de llamar, ten en cuenta que el IRS necesita probar que eres tu realmente quien está tratando recuperar el número EIN. Por ejemplo, tendrás que demostrar que eres funcionario de la empresa, propietario único o un socio. El representante del IRS te hará algunas preguntas para confirmar tu identidad.
¿Por qué necesitas saber el número de identificación fiscal de tu negocio?
El IRS requiere que la mayoría de los negocios tengan un EIN. Las excepciones son algunos propietarios únicos y dueños de LLCs de un solo miembro, que pueden usar su número de seguro social en lugar de un EIN. pero incluso los dueños de pequeños negocios que no tienen que obtener un EIN, a menudo optan por obtener uno, para poder separar sus finanzas personales y de negocios.
Si el IRS requiere que obtengas un EIN o si tu por tu cuenta decides obtenerlo, estas son algunas de las situaciones en las que tendrás que dar tu número de identificación fiscal del negocio:
- Al presentar las declaraciones de impuestos del negocio o al hacer los pagos de impuestos del negocio.
- Al solicitar un préstamo comercial.
- Al abrir una cuenta bancaria comercial.
- Al solicitar una tarjeta de crédito comercial.
- Al expedir el formulario 1099 a los contratistas independientes.
Aunque estas son transacciones que no se realizan con regularidad, cuando piensas en todas ellas, te das cuenta que tendrás que proporcionar tu número EIN unas cuantas veces al año. Por lo tanto, este es un número que vale la pena memorizar y almacenar de forma segura. Lo ideal es que recuperes tu número de identificación fiscal del negocio antes de realizar cualquiera de las transacciones anteriores.
Carta de confirmación del EIN
El EIN se puede usar para verificar la información de un nuevo proveedor o cliente. Además, en industrias como la de los seguros, es posible que necesites el EIN de otras empresas para realizar tu trabajo diario.
Utiliza una de las siguiente opciones para obtener el Tax ID de otra empresa:
- Pregunta a la Empresa
Probablemente alguien del departamento de nómina o de contabilidad debería saber el número de identificación fiscal de la empresa.
- Busca en los archivos de la SEC
Si la empresa cotiza en bolsa, busca el sitio web de la Comisión de Valores y Bolsa e introduce allí el nombre de la empresa. Los archivos de la SEC deben contener el número de identificación de la empresa (listado como “IRS No”).
- Mediante el informe de crédito comercial de la empresa
Las agencias de crédito, como Experian y Equifax, así como Nav, te permiten comprar un informe de crédito comercial propio o ver el informe de crédito comercial de otra empresa. El informe de crédito mostrará el EIN del negocio.
- Usar una base de datos de EIN de pago
Otra opción es buscar en una base de datos comercial de EIN, la cual cobra una tarifa por el acceso a los EIN de la empresa. Algunas bases de datos incluso vinculan los EIN con otra información, como el tamaño de la empresa y la industria. Esto puede ayudar a encontrar el número que buscas.
Asegúrate de mantener tu propio EIN bien guardado. Comparte el número solo con un grupo limitado de prestamistas, posibles proveedores, banqueros, etc. Debes proteger el EIN de tu negocio como si fuera tu número de seguro social.
Como cambiar o cancelar un número EIN
Una vez que obtengas el EIN para tu negocio este número de identificación fiscal permanecerá con tu negocio durante su vida. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que podrías necesitar un nuevo número de identificación fiscal para tu negocio.
A continuación encontrarás algunas de las situaciones en las que debes solicitar un nuevo EIN:
- Cuando incorporas por primera vez o cambias la entidad del negocio.
- Compras un negocio existente o heredas un negocio.
- Tu negocio se convierte en una filial de otra empresa.
- Eres un propietario único y estás sujeto a un procedimiento de quiebra.
- Eres propietario único y estableces un plan de jubilación, de participación en los beneficios o de pensiones.
- Recibes una nueva carta del Secretario de Estado.
- Hay cambios en la estructura de la propiedad.
El IRS tiene una lista detallada de situaciones en las que se necesita un nuevo EIN. Recuerda que el nuevo EIN reemplazará el antiguo, así que una vez que obtengas el nuevo Tax ID de tu negocio, lo usarás en las declaraciones de impuestos y en otros trámites de negocios que se realicen.
Ten en cuenta que los cambios más comunes, como los cambios de nombre o dirección de tu negocio, generalmente no requiere un nuevo EIN. Pero aun así, debes informar al IRS sobre un cambio de nombre de negocio o un cambio de ubicación.
Una vez que tu negocio obtiene un EIN, este número te pertenece, el IRS técnicamente no puede cancelar el número de identificación fiscal. Incluso, si cierras tu negocio y nunca presentas una declaración de impuestos, ningún otro negocio obtendrá el mismo número. Si alguna vez decides reabrir tu negocio, puedes usar el número antiguo.
Si llegas a la conclusión de que no necesitas el EIN que solicitaste – tal vez porque el negocio nunca inició operaciones o fue disuelto – entonces cierra tu cuenta comercial con el IRS escribiendo una carta. Si cierras tu cuenta y comienzas otro negocio en el futuro, necesitarás un nuevo EIN en ese momento.